Soft Skill Komunikasi Bisnis BAB 2

Peranan Komunikasi dalam dunia Bisnis 

A.    Peranan Komunikasi dalam Bisnis

1.      Komunikasi dengan Pasar

Penyelenggara komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditujukan kepada kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar juga berarti suatu syarat mutlak bagi setiap pengusaha yang ingin menjamin kelangsungan hidup perusahaannya dan terus maju berkembang.

2.      Konsep Dasar dan Peranan 

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.

B.     Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Tujuan Komunikasi 

Komunikasi merupakan sesuatu yang sangat pokok dalam setiap hubungan seseorang dengan orang lain, begitu pula dalam suatu organisasi terjadinya komunikasi tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Tujuan-tujuan dari komunikasi tersebut antara lain:

·         Menentapkan dan menyebarkan maksud dari suatu kegiatan.

·         Untuk mempengaruhi sikap dan perilaku orang-orang secara individu maupun kelompok-kelompok di dalam suatu organisasi

·         Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan.

·         Mengorganisasikan sumber-sumber daya manusia dan sumber daya lainnya seperti efektif dan

       efisien.

·         Memilih, mengembangkan, menilai anggota di dalam komunikasi tersebut.

·         Memimpin, mengarahkan, memotivasi dan menciptakan suatu iklim kerja di mana setiap orang 

       mau memberikan kontribusi.

C.    Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya

Keberhasilan komunikasi bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Kelima unsur yang merupakan hasil kajian Harold Laswell ini saling berkaitan dan mempengaruhi. Di antara kelima unsur ini, umpan balik merupakan unsur yang paling penting dalam menentukan keberhasilan komunikasi.

Umpan balik yang ditimbulkan dalam proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang seberapa berhasil komunikasi yang dilakukannya. Jadi, umpan balik (feedback) merupakan satu-satunya elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil atau gagal.  Umpan balik (feedback) dapat berupa macam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi dan sebagainya. Sebagaimana pesan, maka umpan balik juga dapat berupa tulisan, lisan, peragaan dan lain sebagainya. Ada 9 jenis umpan balik, yaitu:

·         External feedback: umpan balik yang diterima langsung oleh komunikator dari       komunikan.

·         Internal feedback: umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan, tapi dari pesan

       itu sendiri atau dari komunikator itu sendiri.

·         Direct feedback atau immediate feedback: umpan balik langsung dalam suatu komunikasi,

       komunikan menggerakan salah satu anggota badannya.

·         Indirect feedback atau delayed feedback: umpan balik dalam bentuk surat kepada redaksi surat

       kabar, penyiar radio, dan lain-lain.

·         Inferential feedback: umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri oleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

·         Zero feedback: umpan balik yang disampaikan oleh komunikan namun tidak dipahami oleh

       komunikator.

·         Neutral feedback: umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh

       komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

·         Positive feedback: komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan mendapat

       tanggapan positif.

·         Negative feedback: komunikasi yang disampaikan oleh komunikator mendapat tantangan dari

       komunikan.

D.    Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Ada kesalahpahaman antara komunikator dan komunikan, yaitu :

1.      Masalah dalam pengembangan pesan: Adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah yang

       timbul dapat berupa munculnya keraguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang

       ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide

       atau gagasan.

2.      Masalah dalam menyampaikan pesan: Adalah faktor phisik. Misalnya sambungan kabel yang jelek,

       akustik yang lemah dan tindasan yang tak terbaca, dan bila dua belah pusan yang disampaikan

       mempunyai arti yamg saling berlawanan.

3.      Masalah dalam menerima pesan: Adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang

       tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi

       penerima.

4.      Masalah dalam menafsirkan pesan: Masalah terbesar sebenarnya adalah pada mata rantai terakhir,

       yaitu penerima pesan menafsirkan suatu pesan.

E.     Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Untuk dapat melakukan komukiasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu:

·         Persepsi. Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang

       akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak.

·         Ketepatan. Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir yang jelas. Agar komunikasi

       yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengungkapkan sesuatu sesuai dengan apa
 yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, yang muncul adalah
 kesalahan dalam komunikasi (miscommunication).

·         Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimism

       yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian

       pula,komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin

       disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Di samping

       itu, komunikator juga harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu

       pesan tersebut.

·         Pengendalian. Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan

       terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis,

       bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang

       dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens

       bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan

       komunikasi.

·         Keharmonisan/keserasian. Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan

       persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai

       tujuan. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang

       baik kepada audiensnya

Sumber:

http://jessica2194.blogspot.co.id/2015/03/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

http://sarahsungkar.blogspot.co.id/2016/05/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

Soft Skill Komunikasi Bisnis BAB 1

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pola komunikasi Bisnis

Secara umum pola komunikasi dibagi menjadi 2 saluran, yaitu :

1.      Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

·         Komunikasi dari atas ke bawah (top-down): merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

°         Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

°         Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

°         Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

°         Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

°         Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

·         Komunikasi dari bawah ke atas Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

·         Komunikasi Horizontal Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

·         Komunikasi Diagonal Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

2.      Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

Mengelola Komunikasi Bisnis

Hal - hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1.      Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut, seseorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:

·         Mengurangi jumlah pesan

Arus pesan dalam suatu organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di selesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.

·         Instruksi yang jelas

Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada  setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan member intruksi.

·         Mendelegasikan tanggung jawab

Seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.

·         Melatih petugas

Penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.

Masalah Komunikasi dalam Organisasi

1.      Hambatan teknis

Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi, seperti : Tidak adanya rencana kerja yang jelas, kurangnya informasi atau penjelasan.

2.      Hambatan semantic

Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif.

3.      Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang.

Sumber:

http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html