KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pola
komunikasi Bisnis
Secara
umum pola komunikasi dibagi menjadi 2 saluran, yaitu :
1. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam struktur
organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam
posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya.
Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada
bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
·
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down): merupakan
jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan
penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn,
komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
°
Memberikan pengarahan atau instruksi kerja
tertentu,
°
Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu
harus dilaksanakan,
°
Memberikan informasi tentang prosedur dan
praktik organisasional,
°
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja
kepada para karyawan,
°
Menyajikan informasi mengenai aspek
ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang
ingin dicapai.
·
Komunikasi dari bawah ke atas Atau disebut
buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah
(karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan
yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
·
Komunikasi Horizontal Atau horizontal
communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication)
adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi
sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal
antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi
kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.
·
Komunikasi Diagonal Atau diagonal
communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang
berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan
bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager
produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
2. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal,
orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang
hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas.
Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti
mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia
olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam
organisasinya.
Mengelola
Komunikasi Bisnis
Hal
- hal yang perlu di kelola dalam mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan
Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar,
pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam
organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada
bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi
dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan
biaya tersebut, seseorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
·
Mengurangi jumlah pesan
Arus pesan dalam suatu
organisasi yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan
baik. Dalam hal ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan skala
prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan
sumber-sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung
berapa rata-rata biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan
mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di selesaikan.
Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk
surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat
hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh baik
pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
·
Instruksi yang jelas
Kesalahan yang
menyebabkan macetnya komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada setiap
orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang manajer mempunyai
tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi tahu apa
yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah
seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan,
sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan member intruksi.
·
Mendelegasikan tanggung jawab
Seorang manajer harus
mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer
yang bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri
tentu akan merepotkan semua pihak dalam suatu organisasi.
·
Melatih petugas
Penulis maupun pembicara yang tidak
memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui
latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh
karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi
gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
Masalah Komunikasi dalam Organisasi
1. Hambatan
teknis
Keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang
dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi,
sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media
komunikasi, seperti : Tidak adanya rencana kerja yang jelas, kurangnya
informasi atau penjelasan.
2. Hambatan
semantic
Gangguan
semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea
secara efektif.
3. Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena
adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau
ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat panca indera seseorang.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar